コラム

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社員を定着させるには【コミュニケーション・各社の取り組みなど】

2017年10月25日

せっかく新入社員を採用したのに、すぐ辞めてしまう。社員が定着しない。
求職者の売り手市場で人材確保が困難な中で、すぐに辞められると会社にとって痛手になってしまいます。
今回は社員定着の大きな要素である【コミュニケーション】に焦点を当てまとめました。



◇定着率を左右するポイント1

「コミュニケーションの量」

先輩、上司は、新人の顔色を見て、常に声を掛けることが重要なことは当然ながら、
会社、店舗としてコミュニケーションの仕掛け、仕組みを創る(全方位的に)ことが重要です。
現代の若者の多くは働く際に求めていることとして、物理的な欲求(お金のため)ではなく、承認欲求=「かまってもらえている感」「認められている感」です。
モチベーションの源泉は、職場環境・人間関係です。それを土台として、仕事が成り立ちます。

◇報告・連絡・相談

・報告
おもに上司からの指示や命令に対して、部下が業務や作業の経過や結果を知らせることのことをいいます。

・連絡
職場の上下関係にかかわらず、簡単な業務・作業情報を関係者に知らせることをいいます。この場合、個人の意見や憶測は含まない方が好ましいです。

・相談
業務判断を行う際に自分のみの判断が困難なとき、意見を聞いて欲しい時に上司や先輩、同僚に参考意見を聞くこと。この場合、職場の上下関係はあまり関係しない。


一般的に、報連相は部下が上司に気遣いするビジネスマナーとして解釈されておりますが、提唱者の山崎氏(1982年に山種証券社長の山崎富治氏が報連相を提唱)の著書で実際の意図としては、管理職が「イヤな情報、喜ばしくないデータ」を遠ざけず、問題点を積極的に改善していくことで、末端社員の意見や提案が伝わる「風通しの良い会社」をつくる手段として報連相を勧めており、部下の努力目標ではないものです。組織全体で先輩・上司は、新人の顔色を見て、常に声を掛けることが重要なことは当然ながら、コミュニケーションの仕掛け、仕組みを創る(全方位的に)ことが重要です。



《各社の取り組み例》

・知らない間に決まったことが共有されないことを避ける。

・今までのルールや目標に変更がかかった場合、それをいつでも共有できる仕組みを作る。
「私だけ知らなかった」を防ぐことが、スタッフ全員のモチベーションを担保する秘訣です。

・スタッフ全員で様々な話を共有する、「連絡ノート」や共有フォルダなどを作る。

・普段シフトの合わないスタッフがどの様なことを実践しているのか・考えているのかを伝える。

・普段から気軽に提案や質問ができる環境を作る

・提案に対して否定をしない。質問に対しては体を向けて返答する。
提案や質問がより広がるように促すことが大事です。

・会社内、お店内で、部活動や趣味などの集まりに積極的に誘いをかける。

・社内報・カレンダー等掲示物・社内コミュニティサイト等。
プライベートの会話が、高い組織パフォーマンスを発揮する要因のひとつです。

・誕生日に上司からのメッセージカードを。
「あなたのことを見ているよ」という意味も込めてメッセージカードを贈呈。
普段の仕事ぶりを見ていなければ、書くことも出来ない内容を書いています。




◇定着率を左右するポイント2

“戦力化=主体的に物事に取り組む”スタッフに育成する為のポイントは

「環境の整備」「伴走」

主体的な方を採用することももちろん重要ですが、採用環境が厳しい現状では主体的に動き出せる環境を用意することと、戦力となるまで伴走していくことが重要です。

《各社の取り組み例》

・挨拶を徹底する。
他のミーティング中であったとしても、誰かが出社してきたら手をとめ挨拶を徹底する。
業務の会話をするためには、1日の始まりのしっかりした挨拶から始める。 

・教育担当は、なるべく同じ人がする。メンター制度、エルダー制度
よく起こるケースの一つに、先輩や上司が教えてくれる内容が、人によって違うこと。
新人が困る=意欲を低下させてしまうことになる。
別の人が担当する場合は、事前に同じ話をすることを決める。

・朝礼後のミーティング(3~5分)を毎日開催する。
日々の業務内容と、進捗状況等を共有。同僚同士でも、「承認し合う」機会をつくることが重要。

・定期的な面談の実施(週1回、月1回、3ヶ月ごとetc.)
入社直後であれば、フォローのための面談を毎日5分だけでもすることが有効。



◇社内面談時の質問例

①安心して働ける職場であること
新人さんが「ほったらかしで何をしていいのかわからない」「みんな忙しそうで話しかけられない」なども不安な気持ちが生まれる要因の一つです。人によって注意や指示内容が違うなどはNGです。

質問方法⇒困っている事はないですか?また先輩たちはあなたの質問に答えてくれていますか?

②仲間との関係性がよい職場であること
仕事以外の会話ができる仲間がいるだけでモチベーションは上がります。打ち上げ・食事会など楽しい企画を設ける事も一つの方法です。

質問方法⇒仕事の相談は勿論ですが、あなた自身をだせていますか?

③やりがいを感じる職場であること
上司の方が新人さんに対し、仕事の大切さや、今までの良かった経験辛かった経験などの話をする事で、プロとしての誇りが生まれ、意欲が高まります。
それぞれの新入社員の特性を活かして、指導を工夫しましょう。

質問方法⇒①で困っている事があれば上司の方の経験で話してあげて下さい。

④ステップアップを期待できる職場であること
できた事・できていない事を振り返りながら、次の目標を提示してあげる事でやる気がUPします。

質問方法⇒3ヶ月経ちましたがうちの会社でやってみたいと思う事は見つかりました?

⑤仕事も趣味も3年後、5年後など将来どうなりたいか、を把握する。または一緒に考える。
将来像が明確になれば直近で何をしたいか、何にモチベーションが上がるかも明確になります。最近は明確に持っていない人も多いので、その場合は一緒に考えてあげる事により信頼関係が向上します。

質問方法⇒将来はどうなりたいとかある?〇〇さんの希望が実現するよう努力するよ!

⑥きちんと評価をしてくれる職場であること
スタッフの行動をきちんとみて、褒めてあげる事で自信が持て、やる気が高まります。
褒め方や叱り方は一貫性を持たせましょう。そうする事により、信頼を得ることができ、本人に同じ行動を誘発させる事が出来ます。

質問方法⇒〇〇さんのまじめに仕事に取り組むところは、他の社員から凄く評価されているよ!


◇最後に
いかがでしたでしょうか。
社員は採用したらゴールではなく、実際に働き始めてからがスタートです。
社員の定着が会社の安定を生むので、ぜひ参考にしてください。


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